Domoteca permette, in pochi e semplici passaggi, di avere sotto controllo tutte le attività dell’agenzia, dalla gestione degli immobili e dei clienti all’agenda appuntamenti dei collaboratori.

Gestione del portfolio immobili dell’agenzia

La gestione degli immobili introduce una novità nel settore, con Domoteca infatti è possibile gestire separatamente le informazioni generiche relative all’immobile da quelle relative all’unità abitativa o ad una sotto-unità dell’immobile. Nel concreto questo si traduce nella possibilità di inserire, ad esempio per una palazzina, una sola volta le informazioni relative all’intero immobile e successivamente, tutte quelle delle singole unità immobiliari con la possibilità di duplicare i record inseriti e modificarne solo le parti interessate. Il risparmio in termini di tempo diventa evidente e l’utente che consulterà i dati sul portale o sul sito internet dell’agenzia avrà subito un quadro di insieme.

Il modulo per la gestione degli immobili consente l’inserimento di un’anagrafica molto dettagliata suddividendo le informazioni in due blocchi: informazioni pubbliche e informazioni riservate. Con questa modalità tutti i collaboratori hanno una visione chiara e dettagliata di tutti gli aspetti e le caratteristiche dell’immobile che stanno trattando, dando al cliente un’immagine seria e professionale.

Le altre caratteristiche della gestione immobili sono:

incrocio con agenda collaboratori: permette di avere sotto controllo le date e gli esiti delle visite su quell’immobile per collaboratore e per cliente, in questo modo si evitano sovrapposizioni di più collaboratori;

procedura di inserimento step-by-step: la suddivisione in step di avanzamento dell’inserimento permette di salvare le informazioni in maniera progressiva riducendo il rischio di perdita di dati in caso di blackout della rete elettrica o della connessione ad internet. Questo tool permette inoltre di interrompere la procedura ad uno qualsiasi degli step senza perdere il lavoro fatto, infatti gli immobili incompleti verranno salvati in un’apposita sezione senza essere attivati, sarà possibile riprendere la procedura in un secondo momento per completarla ed attivare l’immobile;

upload multiplo di file: la procedura di inserimento delle immagini permette di ridurre i tempi in cui l’operatore deve interagire con il sistema, basta selezionare tutte le immagini relative all’immobile ed avviare l’upload, terminato il quale è possibile aggiungere didascalie;

Per ogni immobile è possibile associare un cliente proprietario e uno o più clienti interessati all’acquisto o locazione, questi dati vengono incrociati nelle anagrafiche dei clienti per una consultazione più rapida nel caso in cui si stia lavorando sul portfolio clienti. Ogni immobile inoltre ha un collaboratore di riferimento che è colui che ha inserito la proposta, l’assegnazione è modificabile in qualsiasi momento dall’amministratore del sistema.

Gestione anagrafica clienti

La gestione dei clienti permette la creazione di anagrafiche destinate all’archiviazione e all’incrocio con i dati degli immobili.

Creazione della cartellonista vetrina

Questo tool permette di creare le schede degli immobili per la vetrina dell’immobiliare. Dopo aver selezionato gli immobili che ci interessano dalla lista è possibile selezionare il layout (verticale o orizzontale) e decidere se stampare il prezzo e l’indirizzo dell’immobile. Il sistema genera un file pdf che è possibile mandare in stampa e/o archiviare.

Gestione delle richieste

In questo modulo vengono memorizzate tutte le richieste provenienti dal proprio sito internet e dal portale oneclickestate.com. Il sistema visualizza i dati inseriti dall’utente nel modulo con la richiesta ed eventualmente il codice di riferimento dell’immobile di interesse. Inoltre il gestionale incrocia immediatamente le altre proposte che possono soddisfare la richiesta e permette all’operatore di poter rispondere tramite email o contattare telefonicamente. Dopo il contatto l’operatore può selezionare gli immobili già proposti per evitare sovrapposizioni successive.

Gestione dell’agenda personale e condivisa

Ogni operatore d’agenzia ha accesso alla propria agenda sulla quale può indicare le date dei propri appuntamenti associando per ognuno l’immobile di interesse e il cliente. Dopo aver svolto l’appuntamento l’operatore può indicarne l’esito ed inserire eventuali note, questi dati sono incrociati con le anagrafiche dell’immobile e del cliente.

L’amministratore del sistema può inserire appuntamenti/riunioni alle quali può invitare uno o più collaboratori che vedranno automaticamente l’impegno inserito nel proprio calendario.

Incrocio domanda/offerta di agenzia 

Questo modulo è integrato nella gestione dei clienti e degli immobili. Permette di incrociare i nuovi dati sulle ricerche salvate per cliente dandone avviso all’operatore. 

Al collaboratore che ha salvato la ricerca per un cliente è visualizzato l’avviso che è stato inserito un immobile coerente con la ricerca, viceversa al collaboratore che inserisce l’immobile è visualizzato l’avviso che è disponibile un cliente potenzialmente interessato.

Gestione documenti

Nel modulo di gestione dei documenti è possibile creare tutti i layout di base dei documenti di uso corrente nel flusso di lavoro dell’agenzia. Ogni agenzia è libera di creare tutti i documenti che ritiene opportuno e salvarli nell’archivio.

I documenti creati possono essere aperti dall’archivio immobili o dalla gestione clienti, in questo caso vengono visualizzati pre-compilati e sono disponibili per la stampa immediata o per un ulteriore editing dei testi.

Gestione dei collaboratori

È il modulo che permette di gestire tutti i collaboratori dell’agenzia immobiliare. Tramite l’inserimento dell’anagrafica si attribuiscono al collaboratore dei dati di accesso con i quali può operare sul sistema in totale autonomia.

Ogni pannello è dotato di una prima finestra riepilogativa con l’elenco degli impegni in agenda, degli ultimi immobili inseriti, degli ultimi clienti inseriti e le ultime richieste registrate sui propri immobili. L’amministratore consultando questa sezione può verificare lo stato del lavoro di ogni singolo collaboratore con dati relativi agli immobili e ai clienti.

Gestione sito internet

In Domoteca è integrato un modulo per gestire il proprio sito internet in totale autonomia. Il CMS permette di modificare tutte le informazioni testuali di tipo generico, inoltre alcuni tool permettono l’aggiornamento di alcune componenti grafiche nel dettaglio:

la testata fotografica - con la possibilità di inserire fino a quattro immagini differenti con didascalia e link per ogni immagine

i banner laterali - danno la possibilità di inserire dei box per mettere in evidenza alcune parti interne del sito per aumentarne la visibilità.

Inoltre con Domoteca puoi inserire i contenuti in diverse lingue (italiano e inglese disponibili. Spagnolo, Rumeno e Russo di prossima implementazione).

Gestione pubblicitaria con invio ai portali web

Accordi con fornitori in fase di definizione di prossima implementazione